Comment réussir le pilotage de la transformation digitale?

La transformation digitale est un processus complexe qui implique de repenser le modèle d’affaire, les processus opérationnels et la culture d’entreprise. Elle est devenue une nécessité pour les entreprises, qui doivent rester compétitives dans un monde où les technologies évoluent rapidement.

En réussissant leur transformation digitale, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et leur rentabilité. Elles peuvent également créer de nouveaux produits et services innovants, et améliorer l’expérience client.

Alors, comment réussir le pilotage de la transformation digitale?

Dans cet article, nous allons décrire les caractéristiques des projets de transformation digitale.

Nous proposerons ensuite des pistes pour réussir le pilotage des projets de transformation digitale: identifier les priorités, évaluer les marges de manœuvre, adopter une démarche itérative et incrémentale, pratiquer un management adapté et communiquer sur l’avancement du projet

Qu’est-ce que la transformation digitale ?

La transformation digitale implique l’intégration de technologies et de solutions digitales dans tous les domaines d’une entreprise.

Il s’agit tout autant d’un changement culturel que technologique, car les entreprises doivent transformer en profondeur leur fonctionnement. Elles doivent aussi revoir la manière dont elles proposent des expériences et des avantages à leurs clients.

Les solutions digitales sont susceptibles de renforcer les capacités du personnel. Elles peuvent aussi conduire à la transformation des processus et du modèle économique. [1]

Un constat : Des pratiques inadaptées au caractère incertain des projets.

La taille des projets (souvent plus de 10 M€, plus de 2 ans), leur caractère stratégique, et leur complexité (économique, organisationnelle, technique) génèrent un contexte d’incertitude.

L’incertitude peut en effet être définie comme l’absence d’information objective sur un phénomène considéré. Cette incertitude vient du fait que celui-ci est très largement inédit, et souvent complexe. Il se développe sur un temps long, et caractérisé par de nombreuses dimensions. [2]

Dans une situation de très forte incertitude et de changement profond et brusque, ce qui est stratégique, c’est à dire important, c’est la connexion avec la réalité changeante. [3]

Ceci tranche avec les pratiques commerciales et techniques de la conduite de tels projets, pour lesquels on fige – souvent contractuellement – très en amont la définition des livrables, et le calendrier du projet.

Des pistes pour réussir le pilotage de la transformation digitale

Identifier et formaliser les priorités

Il est important de partager avec toutes les parties prenantes, dans un langage simple – d’autant plus si le projet implique des acteurs de métiers différents – et de façon concise :

Les enjeux de la transformation : Que cherche-t-on à réaliser, que veut-on corriger ?
Les contraintes auxquelles le projet de transformation est soumis :
- Le calendrier : Quelle est la date cible ?
- Le périmètre : Quelles sont les fonctions / besoins que le projet doit couvrir ? Dans la mesure du possible, établir des priorités entre ces besoins.
- Les ressources : Quelles sont les ressources – internes, externes – engagées dans le projet ? Quelle est la contribution attendue de ces ressources ? Quels sont les moyens qu’on leur propose pour réaliser leur contribution ?

Évaluer les marges de manœuvre

Une fois les priorités identifiées et formalisées, il est important de pouvoir caractériser les marges de manœuvre qu’on se donne. Cela permet de réagir aux aléas auxquels on pourra être exposé.

Livrables

Quels sont les besoins qui pourront être retirés du périmètre? Quels sont ceux qu’on peut traiter plus tard sans que la transformation soit fondamentalement remise en cause ?

Calendrier

Quel est l’impact de retards éventuels sur le projet de transformation ? Est-ce que le calendrier à la même importance pour toutes les composantes du périmètre ?

Ressources

C’est sans doute la variable la plus lourde à actionner pour agir sur le projet. Ajouter des ressources impose une phase d’apprentissage (« ramp-up »). Cela peut aussi ajouter de la complexité à la coordination des travaux.

Il faudra veiller à prévoir un vivier de ressources suffisant sur le projet. Il faudra aussi se ménager la possibilité d’engager des renforts sur des sujets précis, avec un impact minimal sur les autres travaux.

Adopter une démarche itérative et incrémentale

Test and learn

Il est important d’identifier les principaux facteurs d’incertitude, et de les traiter le plus tôt possible. Le but est de les évacuer, ou se donner le temps d’envisager des approches alternatives.

Effet tunnel et engagement

Pour pouvoir cadencer et valider la progression du projet de transformation, il est pertinent de prévoir des jalons fréquents – toutes les 3 semaines plutôt que tous les 3 mois.

Cela permettra de partager – avec les sponsors, les collaborateurs internes ou externes – les bonnes nouvelles, et maintenir l’engagement sur le projet.

Travailler sur des objectifs précis et à court terme donne aussi de facto une direction objective au projet, et évite des questionnements parasites liés à des objectifs trop larges, trop lointains, ou flous.

Limiter le risque d’échec

Ces jalons fréquents permettent aussi de détecter rapidement d’éventuels problèmes qui pourraient entraver la bonne marche de la transformation, aider à les caractériser, et à trouver des solutions pour les traiter ou les contourner.

Ils permettent aussi de valider, étape par étape, la construction progressive de la solution-cible. Si la priorisation des besoins a été bien réalisée, les parties prenantes pourront voir les fonctions les plus importantes en place tôt, et pourront d’autant mieux arbitrer d’éventuelles recherches de compromis en fin de projet, si besoin.

Pratiquer un leadership adapté à la transformation digitale

Il combine les quatre rôles de commandant, de communicateur, de collaborateur et de cocréateur.

Le leadership pour la transformation digitale est entrepreneurial ou exploratoire, mais il s’attache aussi à utiliser les nouvelles technologies pour tirer parti des opportunités et des ressources disponibles. [4]

Informer de l’avancement de la transformation digitale

Cette dimension des projets est, d’expérience, la plus maltraitée de toutes.

Avant le projet

Avant le projet, il est important de donner une vision claire à tous – sponsors, responsables, contributeurs internes et externes, sur le périmètre, le calendrier, et le rôle des parties prenantes – sur le plan du projet.

Le format des livrables doit être connu de tous, et les jalons doivent être décrits, en termes de dates et de contenu, de telle façon qu’il soit possible de décréter sans ambiguïté s’ils sont atteints, ou manqués.

Il est important à ce stade que tous comprennent que les informations partagées sont prévisionnelles, et que le plan pourra être revu en fonction de l’avancement des travaux.

Pendant le projet

A chaque jalon, il conviendra de produire :

Un état d’avancement des travaux, qui montrera clairement si le jalon est atteint, ou manqué
Un rapport sur les évènements d’intérêt survenus pendant les travaux :
- Les réussites, qui pourront inspirer des bonnes pratiques » pour la suite du projetLes échecs, avec une analyse des causes, une / des propositions de solutions, et une analyse d’impact qui pourra conduire à une révision du plan de projet ;
Le cas échéant, un plan de projet révisé pour les jalons suivants. Autant que possible, on essaiera de préserver la fréquence des jalons, quitte à en revoir le contenu

L’historique de l’information sur le projet doit être accessible, notamment pour permettre à d’éventuelles nouvelles ressources de se repérer dans le projet et de monter en charge plus rapidement.

En conclusion

Les projets de transformation digitale sont complexes et incertains, et nécessitent une approche adaptée.

Les pratiques traditionnelles de gestion de projet, qui reposent sur une planification rigide et une vision à long terme, sont inadaptées à ce type de projet.

Pour augmenter les chances de réussite d’un projet de transformation digitale, il est important de :

Identifier et formaliser les priorités, afin de concentrer les efforts sur les éléments les plus importants.
Évaluer les marges de manœuvre, afin de pouvoir réagir aux aléas.
Adopter une démarche itérative et incrémentale, afin de tester et d’apprendre au fur et à mesure.
Pratiquer un management / leadership adapté, qui combine les quatre rôles de commandant, de communicateur, de collaborateur et de cocréateur.
Informer de l’avancement du projet, de manière transparente et régulière.

En suivant ces principes, les entreprises peuvent augmenter leurs chances de réussir leur transformation digitale. Elles peuvent ainsi créer de la valeur pour leurs Clients et pour elles-mêmes, et s’assurer de l’engagement et de la fidélité de leurs employés.

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